Mitgliedsbeiträge anlegen und Beitragsrechnungen versenden

Unter dem Menüpunkt "Mitglieder > Beiträge" können Sie jegliche regelmäßigen Beiträge anlegen, beispielsweise den Mitglieds-Jahresbeitrag. Auch einmalige Beiträge sind mit dem gleichen Mechanismus möglich.

Dabei sind folgende Schritte einzuhalten:

1. Anlage des Beitrags

Legen Sie unter "Beiträge festlegen" die Beiträge selbst an. Die wichtigen auszufüllenden Felder sind:
  • Titel des Beitrags (Beispiel: Jahresmitgliedsbeitrag)
  • Betrag (Beispiel: 160)
  • Alle X Monate (Beispiel: 12)
Altersabhängige Beiträge
Grundsätzlich gibt es die Möglichkeit, verschiedene Beiträge (ja nach Alter der Mitglieder) anzulegen und allen Beiträgen einer Kategorie den gleichen(!) Beitragsgruppennamen zuordnen. Die Zuordnung der Mitglieder muss dann zu der Beitragsgruppe (unter den Einzelbeiträgen angezeigt) erfolgen und NICHT zu einem Einzelbeitrag. Damit dies funktioniert ist folgendes zu beachten:
  • Alle beteiligten Mitglieder benötigen ein korrekt gesetztes Geburtsdatum
  • In den Beiträgen muss die Alters-Definition EXAKT so erfolgen:
    • -17 für bis 17 Jahre
    • 18-40 für ab 18 bis 40 Jahre
    • 41- für ab 41 Jahre

2. Zuordnung der Mitglieder

Anschließend müssen Sie die Mitglieder dem Beitrag zuordnen. Das können Sie auf zwei verschiedene Arten erreichen:
  • In der Beitragsdefinition:
    Klicken Sie in der Beitragsliste auf 0 Mitglieder. Tragen Sie bei allen Mitgliedern, denen der Beitrag zugeordnet werden soll, die Zahl 1 bei Anzahl ein (das heißt, der Person ist der Beitrag einmal zugeordnet, nur in Sonderfällen wie bspw. Kindermitgliedschaften sind auch andere Zahlen sinnvoll). Die Datumsfelder sollten Sie standardmäßig nicht befüllen, das ist nur in speziellen Situationen notwendig.

  • In der Mitgliederverwaltung:
    Wenn Sie in der Mitgliedssuche ein Mitglied suchen und bearbeiten, können Sie im Register "Zuordnungen" dem Mitglied einen Beitrag zuordnen. Tragen Sie auch hier beim entsprechenden Eintrag eine 1 ein.

3. Kontrolle

Anschließend können Sie unter dem Menüpunkt "anstehende Beiträge" die Beitragszuordnung kontrollieren. Hier sehen Sie alle Beiträge, die zum angegebenen Stichtag berechnet würden.
Wenn hier Korrekturen notwendig erscheinen, dann können Sie diese unter der Beitragsdefinition oder Mitgliederzuordnung noch durchführen, diese Liste ist nur eine Vorschau.


4. Beitrags-Rechnungen erstellen

Um aus diesen anstehenden Beiträgen nun reale Rechnungen zu erstellen, führen Sie im Menüpunkt "anstehende Beiträge" folgendes durch:
  • Markieren Sie alle Mitglieder, für die Sie die Beitragsrechnung erstellen wollen (oder klicken Sie in der Kopfzeile der Liste auf "Alle").
  • Klicken Sie auf den Button "Rechnungen aus Beiträgen generieren". Das System erstellt nun die Beitragsrechnungen.
Hinweis: Anschließend sind diese Mitglieder NICHT MEHR in der Liste der anstehenden Beiträge enthalten. Das ist ja auch gut so, denn die Rechnungen wurden ja bereits erstellt.
Wenn hier trotzdem (und gerade beim 1. Mal) etwas schief gelaufen ist, dann können Sie das wir folgt korrigieren:
a) löschen Sie die Rechnungen (Rechnung markieren und Aktion "Buchungen final löschen" wählen)
b) Wechseln Sie in den Dialog "Zuordnung der Mitglieder" und löschen Sie bei den betreffenden Beiträgen/Mitglieder die Spalte "Datum erstellt bis" (in diesem Feld merkt sich das Programm, für welches Mitglied welcher Beitrag bis zu welchem Datum bereits abgerechnet wurde).


5. Beitrags-Rechnungen verschicken

Die erstellten Rechnungen sehen Sie nun unter dem Menüpunkt "erstellte Rechnungen" (und auch in der Kasse) im Status "Anstehende Rechnungen".
"Anstehend" bedeutet hier, dass die Rechnungen erstellt, aber noch nicht verschickt wurden, also bildlich noch auf Ihrem Schreibtisch liegen.
Diese können Sie nochmal kontrollieren und anschließend folgende Aktionen durchführen:
  • Markieren Sie alle Rechnungen, die Sie per Mail verschicken möchten (oder klicken Sie auf "Alle") und klicken Sie auf den Button "Rechnungen jetzt per Mail versenden". Die betreffenden Rechnungen befinden sich anschließend im Status "Offene Rechnungen". Ausnahme: Wenn beim Mitglied keine Mailadresse hinterlegt ist, dann verbleibt diese Rechnung im Status "Anstehend".

  • Markieren Sie alle Rechnungen, die Sie per Brief verschicken möchten oder klicken Sie auf "Alle") und klicken Sie auf den Button "Gesamt-PDF". Damit können Sie einen Rechnungen-Serienbrief-PDF erstellen und ausdrucken. Damit auch hier die betreffenden Rechnungen den Status "offen" bekommen, wählen Sie nach dem Verschicken noch den Menüpunkt "Markierte Buchungen per Brief verschickt" (klappen Sie dazu den Button "Rechnungen jetzt per Mail versenden" mit dem Dropdown-Pfeil daneben auf!).

6. Durchführen der Bankeinzüge und Verfolgung der Bezahlung

Anschließend können Sie:
  • die Bankeinzüge per SEPA durchführen
    (per SEPA-Export-Datei oder auch Online per HBCI)
    siehe andere Beschreibung

  • die Kontodaten einlesen und Rechnungen zuordnen
    (per MTA/CSV-Import-Datei oder auch online per HBCI)
    siehe andere Beschreibung

  • Mahnungen versenden

siehe auch:



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